Ya aplicaste los cuestionarios de la NOM-035-STPS-2018. Los resultados están listos. Identificaste colaboradores con acontecimientos traumáticos severos (ATS), niveles altos de riesgo psicosocial o indicadores de violencia laboral.

Y ahora surge la pregunta que paraliza a muchos equipos de RH: “¿Qué hago con estos resultados?”

Si te encuentras en esta situación, no estás solo. La mayoría de las empresas desconocen que aplicar cuestionarios es solo el primer paso. La canalización de trabajadores en riesgo es obligatoria según los numerales 5.5, 5.6 y 5.8 de la NOM-035-STPS-2018, y omitirla puede costarte desde sanciones económicas hasta responsabilidad legal.

En esta guía te explicamos exactamente cómo realizar el proceso de canalización paso a paso, qué documentos necesitas, los errores que debes evitar y cómo proteger a tu empresa ante inspecciones de la STPS.

Qué es la canalización según la NOM-035-STPS-2018

La canalización es el proceso mediante el cual tu empresa deriva a un trabajador identificado en riesgo hacia un profesional de salud capacitado para que reciba atención médica, psicológica o psiquiátrica.

No se trata de diagnosticar ni de tratar. Tu rol como empresa es identificar, canalizar, documentar y dar seguimiento. El profesional de salud se encarga del resto.

La Guía Informativa de la NOM-035 publicada por la STPS lo deja claro: la obligación del patrón no termina al aplicar cuestionarios. Debe garantizar que los trabajadores identificados reciban la atención que necesitan.

Fundamento legal: numerales 5.5 y 5.6

El numeral 5.5 establece la obligación de:

“Identificar a los trabajadores que fueron sujetos a acontecimientos traumáticos severos durante o con motivo del trabajo y canalizarlos para su atención a la institución de seguridad social o privada, o al médico del centro de trabajo o de la empresa.”

El numeral 5.6 complementa:

“Practicar exámenes médicos y evaluaciones psicológicas a los trabajadores expuestos a violencia laboral y/o a los factores de riesgo psicosocial, cuando existan signos o síntomas que denoten alguna alteración a su salud.”

Ambos numerales son claros: identificar no es suficiente. Debes actuar.

Cuándo es obligatorio canalizar: matriz de decisión

No todos los casos requieren el mismo nivel de intervención. Esta matriz te ayuda a determinar exactamente qué hacer según el tipo de riesgo identificado:

Tipo de caso	¿Debo canalizar?	¿A dónde?	Numeral
ATS positivos (Guía I)	OBLIGATORIO	IMSS, institución privada, médico del centro de trabajo, psicólogo o psiquiatra	5.5
Riesgo nivel alto o muy alto (Guía II/III)	RECOMENDADO	Profesional de salud capacitado, médico o psicólogo	5.6
Violencia laboral (con queja formal)	OBLIGATORIO investigar; atención opcional	Investigación interna + profesional de salud si acepta	8.1 b), 5.6
Violencia laboral (sin queja formal)	RECOMENDADO	Profesional de salud capacitado	5.6

Punto clave: Los casos de acontecimientos traumáticos severos requieren canalización inmediata. No puedes esperar semanas. El mismo día o al siguiente es lo esperado.

Para riesgos psicosociales de nivel alto, la recomendación es actuar dentro de los primeros 7 días hábiles tras la identificación.

Proceso de canalización paso a paso

Este es el proceso completo que tu empresa debe seguir. Cada paso tiene un propósito específico y genera evidencia documental que necesitarás ante una inspección.

Paso 1: Identifica a los colaboradores en riesgo

Revisa los resultados de las evaluaciones NOM-035 y clasifica a los trabajadores según su nivel de riesgo:

• Guía de Referencia I: Resultados positivos en acontecimientos traumáticos severos (ATS)
• Guía de Referencia II o III: Nivel alto o muy alto en factores de riesgo psicosocial (FRPS)
• Indicadores de violencia laboral: Reportes, quejas o resultados que señalen acoso o maltrato

Registra para cada caso: ID del colaborador, tipo de riesgo identificado, fecha de identificación y responsable que realizó la identificación.

Si tu empresa tiene más de 50 empleados y aplica la Guía de Referencia III, el volumen de datos puede ser considerable. Una plataforma que clasifique automáticamente los niveles de riesgo te ahorra semanas de trabajo manual.

Paso 2: Establece el primer contacto con el trabajador

Este es un momento delicado. El objetivo es informar con empatía, no alarmar.

Qué hacer:

• Contacta al colaborador lo antes posible
• Programa una reunión privada (nunca frente a otros)
• Explica los resultados de su evaluación de forma clara y sin tecnicismos
• Comunica que la empresa ofrece apoyo profesional
• Enfatiza que el proceso es completamente confidencial
• Recuérdale que recibir atención es su derecho

Qué NO hacer:

• No emitas diagnósticos clínicos (no eres médico)
• No minimices sus resultados (“no es nada grave”)
• No presiones ni amenaces con consecuencias laborales

Paso 3: Presenta el consentimiento informado NOM-035

Aquí es donde muchas empresas fallan. Aunque la NOM-035 no menciona literalmente “consentimiento informado”, la Ley Federal de Protección de Datos Personales (LFPDPPP) lo requiere cuando compartes información de salud de un trabajador con terceros.

Qué es el consentimiento informado en el contexto de la NOM-035

Es un documento donde:

1. Informas al trabajador: Qué riesgo fue identificado, qué información se compartirá con el profesional de salud, a dónde será canalizado y cuáles son sus derechos
2. El trabajador decide: Acepta o declina la canalización
3. Ambos firman: Trabajador y representante de la empresa
4. Se entregan copias: Original al expediente, copia al trabajador

Qué debe incluir el formato de consentimiento informado

• Datos de identificación del trabajador (sin exponer información innecesaria)
• Tipo de riesgo identificado (ATS, FRPS alto/muy alto, violencia laboral)
• Descripción de la información que se compartirá
• Destino de la canalización (institución, profesional)
• Declaración de aceptación o rechazo
• Espacio para firmas y fecha
• Declaración de confidencialidad

Paso 4: Si el trabajador acepta, realiza la canalización

Una vez firmado el consentimiento, procede con la canalización formal:

Asigna el destino según el tipo de riesgo:

• ATS: Profesional de salud (médico, psicólogo o psiquiatra)
• Factor de Riesgo Psicosocial alto: Profesional de salud capacitado según valoración
• Violencia laboral: Investigación interna + atención clínica si el trabajador acepta

Programa la cita:

• Fecha, hora y lugar definidos
• Nombre del profesional asignado
• Cédula profesional del especialista (para tu expediente)

Proporciona al profesional:

• ID del colaborador (NO nombre completo para proteger datos)
• Tipo de riesgo identificado
• Resultados relevantes de la evaluación NOM-035
• Copia del consentimiento informado firmado

Registra en la bitácora:

• Fecha de canalización
• Responsable que canalizó
• Destino y profesional asignado
• Estatus del caso

Paso 5: Si el trabajador rechaza, documenta exhaustivamente

El trabajador tiene derecho a declinar. Pero tu obligación de documentar no desaparece.

Tipo de caso	Acción si rechaza
ATS	Ofrece la canalización una segunda vez. Documenta ambos ofrecimientos y el rechazo con consentimiento firmado
Factor de Riesgo Psicosocial alto	Respeta la decisión. Documenta con consentimiento firmado donde declina
Violencia laboral	La investigación interna continúa independientemente. Solo la atención clínica es declinable

En todos los casos, conserva: el consentimiento firmado con la opción “No acepto”, la fecha y el nombre del responsable que ofreció la canalización, y cualquier comentario del trabajador.

Los 3 documentos obligatorios para la canalización NOM-035

Tu proceso de canalización se sostiene sobre tres documentos que trabajan como un sistema coordinado. Sin uno de ellos, el sistema falla.

1. Protocolo de atención y canalización

Es el documento maestro que define cómo opera el proceso en tu empresa:

• Establece la matriz de decisión por tipo de riesgo
• Define el flujo paso a paso para RH y coordinadores
• Especifica quién hace qué y cuándo
• Estandariza el proceso en toda la empresa
• Facilita la capacitación de nuevos responsables

2. Consentimiento informado del trabajador

Es el documento que firma el colaborador y que:

• Registra su decisión (acepta o declina)
• Autoriza el manejo de su información de salud
• Cumple con la LFPDPPP
• Protege legalmente a la empresa
• Evidencia que se ofreció la atención

Original en expediente de la empresa, copia al trabajador.

3. Registro de seguimiento y canalización

Es tu bitácora interna que genera evidencia para auditorías STPS:

• Documenta cada etapa del proceso (identificación, contacto, consentimiento, canalización, seguimiento, cierre)
• Cumple con el numeral 5.8 de la NOM-035
• Demuestra trazabilidad completa
• Es de uso exclusivo interno
• Debe conservarse mínimo 5 años

Bitácora de seguimiento: tu escudo ante inspecciones

El numeral 5.8 de la NOM-035 establece que tu empresa debe mantener registros de:

• Los trabajadores canalizados
• El tipo de exposición identificada (ATS, FRPS, violencia)
• El tipo de atención proporcionada
• Los resultados de las valoraciones profesionales
• El seguimiento de cada caso hasta su cierre

Sin esta bitácora, no puedes demostrar cumplimiento. Y ante una inspección de la STPS, la carga de la prueba recae en ti.

Escenario sin seguimiento documentado

El inspector pregunta: “¿Qué hicieron con los trabajadores que identificaron con riesgo alto?”

Tu respuesta: “Los canalizamos… creo que sí… déjeme verificar.”

Resultado: Observación, posible sanción.

Escenario con seguimiento documentado

El inspector hace la misma pregunta.

Tu respuesta: “Aquí tiene el registro completo: fecha de identificación, fecha de contacto, consentimiento firmado, profesional asignado, seguimiento mensual y cierre del caso.”

Resultado: Cumplimiento verificado.

Si gestionas canalización para decenas o cientos de trabajadores, una hoja de cálculo no es suficiente. Una plataforma como Mindup automatiza el tracking, genera alertas de seguimiento y mantiene la trazabilidad que la STPS exige.

Errores comunes que debes evitar en la canalización NOM-035

Estos son los 7 errores más frecuentes que ponen en riesgo el cumplimiento de tu empresa

Error 1: “Ya apliqué cuestionarios, ya cumplí”

Realidad: La aplicación de cuestionarios es solo la fase de evaluación. La NOM-035 exige identificar, canalizar, dar seguimiento y documentar. Sin canalización, tu cumplimiento está incompleto.

Error 2: “Canalicé verbalmente, no necesito documentar”

Realidad: Si no está documentado, no existe. La STPS evalúa evidencia documental. Un acuerdo verbal no tiene valor probatorio ante una inspección.

Error 3: “El trabajador rechazó, mi responsabilidad terminó”

Realidad: Debes documentar el rechazo con consentimiento informado firmado. En casos de ATS, debes ofrecer la canalización una segunda vez. En violencia laboral, la investigación continúa.

Error 4: “La empresa diagnostica y trata”

Realidad: La empresa identifica, canaliza y documenta. Nunca diagnostica ni trata. El profesional de salud externo se encarga de la valoración y atención clínica.

Error 5: “La canalización cierra el caso”

Realidad: La canalización abre el seguimiento. Debes monitorear el caso hasta que el profesional de salud emita su dictamen y el caso se cierre formalmente.

Error 6: “Guardo la información 1 o 2 años”

Realidad: La NOM-035 exige conservar registros por un mínimo de 5 años. Esto incluye consentimientos, bitácoras y toda la documentación del proceso.

Error 7: “Cualquier persona puede acceder a los expedientes”

Realidad: La información de salud de los trabajadores es confidencial. Solo personal autorizado puede acceder a los expedientes de canalización. Esto es obligatorio por la LFPDPPP.

Multas y sanciones por no canalizar trabajadores NOM-035

La omisión de la canalización no es un descuido menor. La STPS lo considera una falta grave al cumplimiento.

Según la Ley Federal del Trabajo, las multas por incumplimiento de la NOM-035 oscilan entre:

Tipo de infracción	Rango de multa
No tomar medidas preventivas	$26,767 — $535,350 MXN
No identificar/canalizar trabajadores en riesgo	$28,285 — $565,700 MXN
No mantener registros documentales	$26,767 — $535,350 MXN

La gravedad se determina según:

• Número de trabajadores afectados
• Reincidencia de la empresa
• Grado de riesgo para los trabajadores
• Capacidad económica de la empresa

No canalizar a un trabajador con ATS positivo es considerado negligencia grave. Si ese trabajador sufre daños posteriores, la empresa enfrenta responsabilidad legal directa.

Cómo automatizar el proceso de canalización NOM-035

Gestionar la canalización manualmente funciona cuando tienes 5 o 10 casos. Pero cuando tu empresa tiene 50, 200 o miles de empleados, el proceso se vuelve inmanejable sin herramientas adecuadas.

Una plataforma especializada en NOM-035 te permite:

• Clasificar automáticamente los niveles de riesgo tras aplicar cuestionarios
• Identificar inmediatamente qué trabajadores requieren canalización
• Generar alertas cuando un caso requiere seguimiento
• Mantener la bitácora digital con trazabilidad completa
• Producir reportes listos para inspección en minutos
• Conservar registros de forma segura por los 5 años requeridos

Criterio	Proceso manual (Excel)	Plataforma especializada
Identificación de riesgo	Revisión manual de cada cuestionario	Clasificación automática
Tiempo de canalización	Días o semanas	Mismo día
Seguimiento de casos	Hojas de cálculo, fácil de perder	Alertas automáticas, bitácora digital
Evidencia para inspección	Compilar archivos dispersos	Reporte generado en un clic
Retención de 5 años	Riesgo de pérdida de archivos	Almacenamiento seguro garantizado

Conoce cómo Mindup automatiza cada fase del cumplimiento NOM-035, incluyendo la canalización y seguimiento de trabajadores en riesgo.

Preguntas frecuentes sobre canalización NOM-035

¿Qué pasa si el trabajador rechaza la canalización NOM-035?

Depende del tipo de caso. En acontecimientos traumáticos severos (ATS), la empresa debe ofrecer la canalización una segunda vez y documentar el rechazo con consentimiento informado firmado. En FRPS alto, el trabajador puede declinar, pero debe quedar documentado. En violencia laboral, la investigación interna continúa independientemente de la decisión del trabajador sobre la atención clínica.

¿La empresa puede obligar al trabajador a ir al psicólogo?

No. La empresa ofrece la canalización y el trabajador tiene derecho a aceptar o declinar. Lo que sí es obligatorio es ofrecer la canalización, documentar la decisión del trabajador mediante consentimiento informado, y dar seguimiento al caso.

¿A dónde puedo canalizar trabajadores según la NOM-035?

La norma establece cuatro destinos válidos: la institución de seguridad social (IMSS), una institución privada, el médico del centro de trabajo o de la empresa, o un psicólogo o psiquiatra con cédula profesional.

¿Cuánto tiempo tengo para canalizar después de identificar el riesgo?

La NOM-035 no especifica plazos exactos, pero la expectativa es actuar lo antes posible. Para ATS, la canalización debe ser inmediata (mismo día o al día siguiente). Para FRPS nivel alto, se recomienda un máximo de 7 días hábiles.

¿La empresa debe pagar los servicios psicológicos?

La NOM-035 no obliga a la empresa a cubrir el costo de los servicios. Las opciones válidas incluyen: IMSS si el trabajador está afiliado, el médico del centro de trabajo, o una institución privada como prestación adicional de la empresa.

¿Recibo el diagnóstico clínico del trabajador canalizado?

No. La empresa recibe únicamente si el trabajador “requiere atención adicional” o “no requiere atención adicional”, junto con recomendaciones generales. Los diagnósticos clínicos específicos están protegidos por la confidencialidad médico-paciente.

¿Cuáles son las multas por no canalizar trabajadores según la NOM-035?

Las multas por no tomar medidas para prevenir y disminuir los riesgos identificados, incluyendo la falta de canalización, van desde $26,767 hasta $565,700 MXN según la gravedad. No canalizar a un trabajador con ATS positivo se considera negligencia grave.

Conclusión: la canalización no es opcional

La canalización de trabajadores en riesgo es una de las etapas más críticas del cumplimiento NOM-035, y también una de las más descuidadas. No se trata solo de evitar multas. Se trata de cumplir con la obligación de proteger la salud de tus colaboradores.

Recuerda los puntos clave:

• La canalización es obligatoria para ATS (numeral 5.5) y recomendada para FRPS alto (numeral 5.6)
• Necesitas 3 documentos: protocolo de atención, consentimiento informado y registro de seguimiento
• El seguimiento debe ser continuo hasta el cierre del caso
• Los registros deben conservarse mínimo 5 años
• Documentar es tu mejor protección ante inspecciones

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Referencias

• NOM-035-STPS-2018 — Texto completo en el Diario Oficial de la Federación — Norma oficial publicada el 23 de octubre de 2018
• Guía Informativa NOM-035-STPS-2018 — STPS/Gobierno de México — Guía de implementación publicada por la Secretaría del Trabajo
• NOM-035 — Secretaría del Trabajo y Previsión Social — Página oficial con contexto y recursos
• NOM-035-STPS-2018 — Texto normativo completo (PDF) — Versión PDF del texto normativo